1.Grundlegendes
Wir nehmen Ihren Datenschutz sehr ernst und behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Vorschriften. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über Art, Umfang und Zweck der Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit unserer Webseite, der Anmeldung und der Veranstaltung OMNISECURE (Berlin, 18.–21. Januar 2027) sowie unserer zugehörigen Eventplattform.
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO:
inTIME berlinPlüschowstraße 5A14163 BerlinDeutschlandE-Mail: contact@inTIME.berlinWebseite: www.omnisecure.berlinBei allen Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter contact@inTIME.berlin oder postalisch unter der oben genannten Anschrift mit dem Zusatz „Datenschutz“.
Wir sind sowohl für die Veranstaltung als auch für den Betrieb der Eventplattform verantwortlich. Da sich Technologien und diese Webseite weiterentwickeln, kann diese Datenschutzerklärung angepasst werden. Wir empfehlen, sie in regelmäßigen Abständen erneut zu lesen. Definitionen der verwendeten Begriffe (z. B. „personenbezogene Daten“ oder „Verarbeitung“) finden Sie in Art. 4 DSGVO.
2.Zugriffsdaten (Server-Logfiles)
Sie können diese Webseite besuchen, ohne Angaben zu Ihrer Person zu machen. Beim Aufruf werden aus technischen Gründen automatisch Zugriffsdaten verarbeitet, z. B. die angeforderte Datei, Datum und Uhrzeit des Abrufs, die übertragene Datenmenge, Browsertyp und -version, Betriebssystem, die Referrer-URL sowie die IP-Adresse. Die Verarbeitung dient dazu, Ihnen die Webseite technisch zur Verfügung zu stellen, ihre Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten und unser Online-Angebot zu verbessern.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, Ihnen eine technisch funktionierende, sichere und benutzerfreundliche Webseite bereitzustellen und Maßnahmen zum Schutz der Webseite zu ergreifen.
Wir erheben, nutzen und geben Ihre personenbezogenen Daten nur dann weiter, wenn dies gesetzlich zulässig ist oder Sie in die Datenerhebung einwilligen. Als personenbezogene Daten gelten alle Informationen, die sich auf Sie als Person beziehen lassen, z. B. Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer.
4.Aktive Nutzung der Webseite, Anmeldung und Eventplattform
Nehmen Sie über die angebotenen Kontaktmöglichkeiten Verbindung mit uns auf, speichern wir Ihre Angaben, um Ihre Anfrage zu bearbeiten oder die bestellten Leistungen zu erbringen. Ohne Ihre Einwilligung geben wir diese Daten nicht an Dritte weiter, abgesehen von den in Abschnitt 6 genannten Dienstleistern.
Diese Angebote richten sich nur an Personen, die das 18. Lebensjahr vollendet haben. Mit der Kontaktaufnahme, der Anmeldung oder der Newsletter-Bestellung bestätigen Sie, dass Sie mindestens 18 Jahre alt sind.
4.1Kontaktanfragen
Um Ihre Anfragen (Kontaktformular, E-Mail, Telefon, Post) zu bearbeiten und zu beantworten, verarbeiten wir Ihre Angaben, mindestens Vorname, Name und E-Mail-Adresse bzw. Postadresse, sowie weitere Informationen, die Sie uns mitteilen, z. B. Telefonnummer, Firma, Funktion und Abteilung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der sachgerechten Beantwortung von Anfragen); zielt die Anfrage auf einen Vertragsschluss, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
4.2Anmeldung zur Veranstaltung
Wenn Sie sich für OMNISECURE anmelden, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten: Vorname, Name, Firma/Institution, Funktion und Abteilung, E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie ggf. die Adresse der Firma/Institution und Ernährungswünsche. Wir nutzen sie, um Ihre Anmeldung entgegenzunehmen, abzuwickeln, Sie über organisatorische Details zu informieren, Zutrittskontrollen durchzuführen und die Veranstaltung durchzuführen. Dies gilt für Anmeldungen über die Webseite ebenso wie für Anmeldungen per E-Mail, Telefon, Post oder persönlich. Im Zusammenhang mit Ihrer Anmeldung stellen wir Ihnen die Eventplattform nach Abschnitt 4.3 zur Verfügung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung der Teilnahmevereinbarung bzw. vorvertragliche Maßnahmen). Machen Sie freiwillig Angaben, die Rückschlüsse auf besondere Kategorien von Daten zulassen (z. B. Ernährungswünsche mit Bezug zu Religion oder Gesundheit), erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.
Zur Zahlungsabwicklung setzen wir ggf. Zahlungsdienstleister und Banken ein (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
4.3Eventplattform, Sichtbarkeit und Weitergabe von Daten an Partner
Für OMNISECURE stellen wir Ihnen eine digitale Eventplattform zur Verfügung. Dort können Sie ein Teilnehmerprofil nutzen, Programminhalte ansehen und sich mit anderen Teilnehmenden und Partnern vernetzen. Für die Plattform und die dort verarbeiteten Daten sind wir (inTIME berlin, Plüschowstraße 5A, 14163 Berlin, contact@inTIME.berlin) verantwortlich. Die Plattform wird technisch von der ZUMMIT GmbH, Parkstraße 29, 22606 Hamburg, als unser Auftragsverarbeiter betrieben; mit ZUMMIT besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
Konto und Profil: Für die Nutzung der Plattform verarbeiten wir Ihre Anmeldedaten sowie die Daten, die Sie in Ihrem Profil angeben, z. B. Name, E-Mail-Adresse, Passwort und freiwillig Beruf, Unternehmen oder LinkedIn-Profil. Die Verarbeitung der für Konto und Teilnahme erforderlichen Daten erfolgt zur Durchführung der Teilnahmevereinbarung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Alle weiteren Profilangaben sind freiwillig und beruhen auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Sie entscheiden selbst, was andere sehen: In den Einstellungen der Plattform legen Sie fest, ob Ihr Profil für andere Teilnehmende und Partner sichtbar ist und welche Ihrer Daten (z. B. Name, Firma, Funktion, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, LinkedIn) weitergegeben werden. Ohne Ihre Freigabe sind Ihre Daten für andere nicht sichtbar und werden nicht an Partner weitergegeben. Die Freigabe ist freiwillig. Sie können sie jederzeit in der Plattform ändern oder mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Kontakt im Einzelfall: Unabhängig von der Sichtbarkeit Ihres Profils können Sie einem Partner im Einzelfall selbst Ihre Kontaktdaten übermitteln, z. B. durch eine Kontaktanfrage über die Plattform. Ein Scan Ihres Badges durch Partner erfolgt nur mit Ihrer Zustimmung im Einzelfall. In diesen Fällen erhält der Partner die für den Kontakt erforderlichen Daten (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Partner verarbeiten die Daten, die sie von Ihnen erhalten, in eigener Verantwortung, z. B. um Kontakt zu Ihnen aufzunehmen. Für diese Verarbeitung gelten die Datenschutzhinweise des jeweiligen Partners. Die Partner sind auf der Plattform namentlich aufgeführt.
Technische Daten auf der Plattform: Beim Aufruf der Plattform werden technische Zugriffsdaten (z. B. IP-Adresse, Browser, Betriebssystem, Datum und Uhrzeit des Abrufs, übertragene Datenmenge) verarbeitet und maximal sieben Tage gespeichert, es sei denn, es wurde eine Bedrohung erkannt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse an Stabilität und Sicherheit der Plattform). Zudem speichert die Plattform Einstellungen wie Sprache, letzten Login-Namen und gemerkte Events lokal in Ihrem Browser (Local Storage), damit die Plattform funktioniert und Ihre Präferenzen erhalten bleiben. Diese Daten werden nicht an Dritte weitergegeben und nicht zu Werbezwecken verwendet (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können Local Storage in den Einstellungen Ihres Browsers löschen oder deaktivieren; dann sind unter Umständen nicht alle Funktionen nutzbar.
Ausführliche Informationen zur Eventplattform finden Sie in der Datenschutzerklärung der Eventplattform: [URL der Plattform-Datenschutzerklärung].
4.4Downloadbereich
Soweit Sie den Downloadbereich nutzen, verarbeiten wir die dafür erforderlichen Daten zur Erfüllung des Vertrags bzw. zur Bereitstellung der Inhalte.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
4.5Newsletter
Wir bieten einen Newsletter an, in dem wir über Neuigkeiten aus der Branche, aktuelle Geschehnisse und Angebote informieren. Dafür benötigen wir Ihre E-Mail-Adresse. Weitere Angaben (z. B. Name) sind freiwillig und erleichtern uns die Kommunikation. Mit der Anmeldung willigen Sie in den Empfang des Newsletters ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Wir protokollieren Anmeldung und Bestätigung mit Datum und Uhrzeit, um die Einwilligung nachweisen zu können.
Zu statistischen Zwecken und zur Optimierung unseres Angebots werten wir in anonymer Form aus, welche Links in den E-Mails geklickt werden. Es ist nicht erkennbar, welche konkrete Person geklickt hat.
Wir verarbeiten Ihre Daten zu diesem Zweck bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung. Sie können sie jederzeit widerrufen und den Newsletter abbestellen, über den Link am Ende jedes Newsletters oder per E-Mail an contact@inTIME.berlin. Nach Ihrer Abmeldung löschen wir Ihre Daten, soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
4.6Zusendung von Werbung für unsere Veranstaltungen
Wir verarbeiten Ihre E-Mail-Adresse und die Informationen über Ihre Anmeldung, um Ihnen per E-Mail Werbung für eigene, ähnliche Veranstaltungen zuzusenden. Voraussetzung ist, dass wir Ihre E-Mail-Adresse im Zusammenhang mit Ihrer Anmeldung erhalten haben und Sie der Verwendung nicht widersprochen haben. Wir informieren Sie nur über Veranstaltungen, die der Veranstaltung ähnlich sind, für die Sie sich angemeldet haben.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit § 7 Abs. 3 UWG. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Direktwerbung für unsere Leistungen.
Auch hier werten wir in anonymer Form aus, welche Links in den E-Mails geklickt werden. Wir verarbeiten Ihre Daten zu diesem Zweck bis zu Ihrem Widerspruch.
Sie können der Verwendung Ihrer Daten für Werbung jederzeit widersprechen, ohne dass andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen: per E-Mail an contact@inTIME.berlin oder über den Abmeldelink am Ende jeder Werbe-E-Mail.
5.Foto- und Videoaufnahmen bei der Veranstaltung
5.1Was wir tun
Bei OMNISECURE, einer Präsenzveranstaltung, werden Fotos und ggf. Videos angefertigt. Darauf können teilnehmende, referierende und mitwirkende Personen erkennbar sein. Es handelt sich überwiegend um Stimmungs- und Übersichtsbilder sowie um Aufnahmen von Vorträgen und Referierenden in ihrer Funktion auf der Bühne.
5.2Zweck, Veröffentlichung und Rechtsgrundlage
Wir nutzen die Aufnahmen zur Dokumentation der Veranstaltung, zur Berichterstattung und zur Erläuterung und Bewerbung von OMNISECURE. Sie werden ausschließlich im Zusammenhang mit der Veranstaltung veröffentlicht, und zwar auf unserer Webseite www.omnisecure.berlin, auf unserer LinkedIn-Seite (https://www.linkedin.com/company/omnisecureberlin/) sowie ggf. im Newsletter und in Printmedien.
Rechtsgrundlage für Stimmungs-, Übersichts- und Vortragsbilder ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Öffentlichkeitsarbeit für die Veranstaltung und der Dokumentation eines öffentlichkeitswirksamen Kongresses. Wir berücksichtigen dabei Ihre Interessen: Wir veröffentlichen keine Aufnahmen, die Sie in einer unvorteilhaften oder privaten Situation zeigen.
5.3Einzelporträts: nur mit Ihrer Einwilligung
Wenn wir ein Foto veröffentlichen wollen, das Sie als Einzelperson im Porträt zeigt, insbesondere für einen Beitrag auf LinkedIn, fragen wir vorher bei Ihnen nach. Die Veröffentlichung erfolgt in diesem Fall nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
5.4Ihr Widerspruchsrecht
Wenn Sie nicht fotografiert werden möchten, sprechen Sie bitte vor Ort das Fototeam an. Wir nehmen Rücksicht und veröffentlichen keine Bilder, auf denen Sie erkennbar sind.
Sie können der Verwendung eines Fotos, auf dem Sie zu sehen sind, auch nachträglich jederzeit widersprechen: per E-Mail an contact@inTIME.berlin unter Angabe der Position des Fotos (z. B. Link zur Seite). Wir entfernen das Foto dann aus unseren Kanälen und verwenden es nicht mehr. Bereits gedruckte Materialien können wir nicht zurückrufen.
5.5Hinweise zur Veröffentlichung im Internet
Bei einer Veröffentlichung im Internet, insbesondere auf LinkedIn, können Fotos weltweit abgerufen, kopiert und verknüpft werden. Suchmaschinen können sie indexieren. Eine vollständige Löschung aller Kopien können wir deshalb nicht garantieren. Betreiberin der LinkedIn-Plattform im Europäischen Wirtschaftsraum ist die LinkedIn Ireland Unlimited Company; die Verarbeitung kann auch durch verbundene Unternehmen in Drittländern (z. B. USA) erfolgen. Es gelten ergänzend die Datenschutzhinweise von LinkedIn.
5.6Speicherdauer
Wir speichern die Aufnahmen, solange sie für die genannten Zwecke benötigt werden, und löschen sie, wenn Sie widersprechen bzw. eine Einwilligung widerrufen.
6.Empfänger Ihrer Daten, Dienstleister und Drittländer
Ihre personenbezogenen Daten werden von uns verarbeitet und nicht an Dritte weitergegeben, soweit nicht in dieser Erklärung angegeben (z. B. in Abschnitt 4.3 nach Ihrer Freigabe oder Ihrer Zustimmung im Einzelfall). Ausgenommen sind Dienstleister, die in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen tätig sind. Dazu gehören insbesondere die ZUMMIT GmbH (Eventplattform), sowie Dienstleister für Hosting, E-Mail- und Newsletter-Versand, Zahlungsabwicklung, Fotografie und Catering. Mit ihnen bestehen Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO.
Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU/des EWR erfolgt nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind, z. B. auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses (EU-U.S. Data Privacy Framework) oder von Standardvertragsklauseln.
Zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten (z. B. steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten) verarbeiten wir Ihre Daten zudem nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Soweit erforderlich, verarbeiten wir sie außerdem zur Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen sowie zur Abwehr und Aufklärung von Straftaten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
7.Speicherdauer
Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist.
- Anmelde- und Teilnahmedaten: bis zum Abschluss der Veranstaltung und Nachbereitung; danach, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen (handels- und steuerrechtlich bis zu 6 bzw. 10 Jahre).
- Kontaktanfragen: bis zur abschließenden Bearbeitung Ihrer Anfrage, danach nur im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.
- Newsletter: bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung.
- Direktwerbung für ähnliche Veranstaltungen: bis zu Ihrem Widerspruch.
- Eventplattform (Konto, Profil, Freigaben): bis 2 Monate nach der Veranstaltung; Freigaben und Sichtbarkeit enden spätestens damit. Technische Zugriffsdaten der Plattform werden nach sieben Tagen gelöscht.
- Fotos: siehe Abschnitt 5.6.
Können Daten wegen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten nicht gelöscht werden, schränken wir ihre Verarbeitung ein; sie werden dann gesperrt und nicht für andere Zwecke verarbeitet.
8.Ihre Rechte
Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte:
- Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
- Löschung (Art. 17 DSGVO),
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
- Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft; die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO: Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO Widerspruch einzulegen. Das gilt auch für die Veröffentlichung von Fotos nach Abschnitt 5.2. Gegen die Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.
Zur Ausübung Ihrer Rechte, auch in Bezug auf Ihre Daten auf der Eventplattform, genügt eine Nachricht an contact@inTIME.berlin. Wir stimmen uns bei Bedarf mit unseren Dienstleistern ab.
Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, z. B. bei der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit (www.datenschutz-berlin.de).
9.Bereitstellung der Daten
Die Angaben, die bei der Anmeldung als erforderlich gekennzeichnet sind, benötigen wir für die Teilnahme; ohne sie ist eine Anmeldung nicht möglich. Alle weiteren Angaben, die Freigaben auf der Eventplattform, die Einwilligung in Einzelporträts und der Newsletter sind freiwillig.
10.Datenschutz bei Webseiten Dritter
Diese Webseite enthält Links zu Webseiten Dritter (z. B. unserer Partner). Wenn Sie einem Link folgen, beachten Sie bitte, dass wir keine Verantwortung für fremde Inhalte und deren Datenschutzbedingungen übernehmen können. Bitte informieren Sie sich über die dort geltenden Datenschutzbestimmungen, bevor Sie personenbezogene Daten übermitteln.
11.Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Rechtslage, Technik oder unser Angebot ändern. Es gilt die jeweils aktuelle Fassung auf dieser Seite.